Nadgodziny, których nikt nie policzył. Jak sprawdzić, czy pracujesz więcej, niż Ci się wydaje

Nikt nie prowadzi ewidencji własnego czasu pracy. Wychodzimy z założenia, że pracujemy tyle, ile mamy w umowie, a te dodatkowe dwadzieścia minut we wtorek i pół godziny w czwartek mieści się w kategorii „tak już bywa”.

Zsumujmy jednak te „tak już bywa” przez rok. Trzydzieści minut dziennie przez dwieście pięćdziesiąt dni roboczych to 125 godzin. Przy ośmiogodzinnym dniu pracy oznacza to ponad piętnaście dodatkowych dni pracy, za które w większości przypadków nikt nie zapłacił.

To nie jest tekst o walce z pracodawcą. To tekst o tym, żeby po prostu wiedzieć.

Skąd bierze się rozbieżność

Z drobnych rzeczy, których pojedynczo nikt nie zauważa.

Przychodzisz kwadrans przed czasem, żeby spokojnie zacząć, i w tym kwadransie odpisujesz na maile. Zostajesz dwadzieścia minut po, bo zadanie było prawie skończone. W przerwie obiadowej odbierasz telefon w sprawie służbowej. W drodze do domu odpisujesz na wiadomość od klienta. W niedzielę wieczorem zaglądasz do skrzynki, żeby wiedzieć, co czeka w poniedziałek.

Żadne z tych zdarzeń nie jest wielkim poświęceniem i większość z nas robi je z własnej woli, bo tak wygodniej. Rzecz w tym, że w kategoriach prawa pracy sytuacja bywa mniej oczywista, niż nam się wydaje.

Co się liczy jako czas pracy

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do jej wykonywania. Warto zwrócić uwagę na dwa elementy tej definicji.

Po pierwsze, „pozostawanie w dyspozycji” nie oznacza wyłącznie aktywnego wykonywania zadań. Godzina oczekiwania na dostawę, w której nie da się robić nic innego, jest czasem pracy.

Po drugie, miejsce nie ogranicza się do biura. Odpisywanie na służbowe wiadomości z domu, jeśli robisz to na polecenie albo z uzasadnionym oczekiwaniem pracodawcy, mieści się w czasie pracy.

Kilka sytuacji, które w praktyce budzą najwięcej wątpliwości:

• Szkolenia obowiązkowe, w tym BHP, są czasem pracy i podlegają rozliczeniu.
• Podróż służbowa w czasie zaplanowanej pracy liczy się do czasu pracy, a poza rozkładem zwykle nie, o ile pracownik w jej trakcie nie wykonuje zadań.
• Przerwa wliczana do czasu pracy pozostaje czasem pracy również wtedy, gdy w jej trakcie ktoś zadzwoni w sprawie służbowej.
• Dyżur pod telefonem ma odrębne zasady i nie jest tożsamy z pracą, ale również nie jest czasem prywatnym w pełnym znaczeniu.

Jak sprawdzić, ile faktycznie pracujesz

Najprostsza metoda nie wymaga żadnej aplikacji. Weź dwa tygodnie i notuj cztery rzeczy: godzinę faktycznego rozpoczęcia, godzinę faktycznego zakończenia, każdą czynność służbową wykonaną poza tymi ramami i jej długość.

Dwa tygodnie wystarczą, bo obejmują dziesięć dni roboczych i dwa weekendy, a więc pełny cykl z poniedziałkiem, piątkiem i wieczorem niedzielnym. Notuj bez upiększania w żadną stronę, także wtedy gdy zostałeś dłużej z własnej inicjatywy.

Po dwóch tygodniach pomnóż wynik przez dwadzieścia sześć. To Twój przybliżony roczny czas pracy. Porównaj go z wymiarem wynikającym z umowy. W firmach, w których prowadzona jest elektroniczna ewidencja godzin, taką porównawczą liczbę można po prostu otrzymać z systemu, bo zapisuje ona rzeczywiste wejścia i wyjścia, a nie planowany rozkład.

Warto przy tym wiedzieć, że jako pracownik masz prawo wystąpić do pracodawcy o wgląd we własne dane i o kopię ewidencji za wskazany okres. To najpewniejsze źródło, bo jest dokumentem, a nie Twoim wspomnieniem.

Co zrobić z wynikiem

Zależy od tego, co pokaże.

Jeśli rozbieżność jest niewielka, do kilkunastu minut dziennie, i wynika głównie z Twoich własnych nawyków, sensownym wnioskiem bywa zmiana nawyku, nie rozmowa z przełożonym. Przychodzenie kwadrans wcześniej po to, by odpisać na maile, jest wyborem, który można podjąć inaczej.

Jeśli rozbieżność jest systematyczna i wynika z organizacji pracy, na przykład zawsze zostajesz po godzinach, bo zmiana kończy się w momencie, w którym trzeba jeszcze wszystko posprzątać, to nie jest problem Twojej dyscypliny. To kwestia grafiku i warto ją nazwać wprost na rozmowie z przełożonym, najlepiej z liczbami.

Jeśli praca w nadgodzinach jest polecana i nierozliczana, sytuacja jest inna. Za pracę w godzinach nadliczbowych należy się dodatek albo czas wolny, a wybór między nimi nie jest całkowicie dowolny i zależy od tego, czy udzielenie czasu wolnego następuje na wniosek pracownika. Warto wtedy zacząć od zapytania w kadrach, jak firma rozlicza nadgodziny, i sprawdzenia zapisów w regulaminie pracy.

Nadgodziny mają też swoje granice

To działa również na korzyść pracownika, o czym rzadko się mówi.

Praca nadliczbowa nie jest nieograniczona. Obowiązuje roczny limit godzin nadliczbowych z tytułu szczególnych potrzeb pracodawcy, a przekroczenie go jest naruszeniem przepisów, nawet jeśli pracownik się zgadza. Osobno chroniony jest odpoczynek: pracownikowi przysługuje co najmniej jedenaście godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie oraz trzydzieści pięć godzin nieprzerwanego odpoczynku w tygodniu.

Grafik, który tych odpoczynków nie respektuje, jest wadliwy niezależnie od tego, jak dobrze się bilansuje i jak bardzo firma potrzebuje ludzi w danym tygodniu.

Dlaczego warto to policzyć nawet bez konfliktu

Ostatnia rzecz, może najważniejsza. Ten rachunek przydaje się nie tylko w sporze.

Przy negocjacji podwyżki mocniejszym argumentem od poczucia przepracowania jest liczba. Przy decyzji o zmianie pracy porównanie ofert wymaga znajomości rzeczywistego, a nie umownego czasu pracy: wyższa pensja przy dwóch dodatkowych godzinach dziennie bywa realnie niższą stawką. A przy planowaniu własnego życia poza pracą wiedza, że oddajesz jej piętnaście dni w roku ponad umowę, jest po prostu informacją, którą warto mieć.

Firmy, które wdrażają dokładny pomiar czasu pracy, robią to zwykle z powodów rozliczeniowych, ale skutek uboczny bywa taki, że nadgodziny przestają być niewidzialne dla obu stron. Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda taki zapis od strony systemu i jakie dane trafiają do ewidencji, znajdziesz więcej o rozwiązaniu dostępnym na polskim rynku.

Tekst opisuje ogólne zasady i nie zastępuje porady prawnej. Bezpłatnych porad w sprawach czasu pracy udzielają okręgowe inspektoraty pracy.